Effektiv eventkommunikation med Marketing Automation – 6 steg för att automatisera hybrida- och evenemang online [infographic]

Att arrangera ett event innebär mycket arbete och det är många olika moment som ska utföras oavsett om det är ett live-, online- eller hybridevent. Påminnelser, biljetter, och inspelningar ska produceras och skickas ut och efteråt ska deltagarna tackas för sin medverkan och ges möjlighet att lämna feedback.

Därför bör alla som arrangerar event använda sig av marketing automation.

Marketing automation effektiviserar och förenklar processen med din eventkommunikation. Det gör det möjligt att schemalägga meddelanden i förväg och rikta dem till vissa målgrupper baserat på deras deltagande, beteende eller andra data.

Detta sparar mycket tid och resurser och säkerställer att kommunikationen går ut i rätt tid till rätt mottagare.

Låt oss börja utforska möjligheterna med att använda marketing automation inom eventkommunikation. I den här artikeln hittar du:

• En sammanfattning av hybrida event och event online
• Tips för att komma igång med marketing automation

• Instruktioner hur du använder marketing automation för online- och hybrida event

Hybrida event och event online

Begreppet hybridvent är fortfarande ganska okänt för många.  Hybridevent kombinerar det bästa från två världar genom att kombinera online- och liveevent vilket gör det möjligt att samla en bredare och även mer internationell publik.

Men hur kommer man igång och säkerställer att det blir enkelt och smidigt? Det är här som händelsestyrd, riktad och automatiserad kommunikation kommer in bilden. Se till att kommunicera på ett sådant sätt att dina målgrupp får en tydlig bild av vad ett hybridevent är och får realistiska förväntningar från det. Vid hybridevent ska du tänka på att det kan vara bra att till viss del skicka olika information till de som är på plats live respektive till de som deltar online då förutsättningarna för dem är olika.

Onlinevent och webbinar är en ganska ny företeelse och det är viktigt att kommunikationen innehåller bra och tydlig information.  Exempel på detta kan vara vilket program som används för att delta och följa eventet samt och det finns några övriga tekniska krav eller detaljer deltagarna bör känna till. Det kan också vara bra att informera om hur de som deltar online kan interagera och kommunicera i eventet som t ex att ställa frågor eller vara med i andra aktiviteter som händer.

Planering av marketing automation

Du vet säkert redan att det är av stor vikt att känna den målgrupp du vill marknadsföra dig mot. Ju mer data och information du har om den desto bättre möjighetar har du att göra effektiv marknadsföring. Detta är även en bra utgångspunkt när du planerar automatsierad kommunikation i samband med ett event.

Vilken är den optimala målgrupp för ditt event? Vilka medier använder och läser de? Varför vill de delta på eventet och vilket värde kan det ge dem? Dessa frågor ska bland annat fungera som hörnstenarna i din kommunikation. Läs fler tips om evenemangskommunikation här.

När du har definierat den optimala målgruppen kan du börja fokusera på hur du ska lyckas få dessa personer att delta på ditt event. Har de visat intresse genom att prenumerera på ditt nyhetsbrev eller klickat på en CTA? Har de kanske gått en liknande kurs eller visat intresse för ämnet på annat sätt? Det här är några frågor som hjälper dig att hitta basen för den målgrupp du vill bjuda in.

Förhoppningsvis har du nu hitta en lämplig målgrupp som du kan börja bearbeta med hjälp av marketing automation.

Så här använder du marketing automation till hybrida- och liveevent

Nedan följer sex steg som hjälper dig att få ut mest av marketing automation inom evenemanskommunikation:

1. Eventets synlighet online
2. Inbjudningar and marknadsföring
3. Bekräftelsemeddelande
4. Påminnelser och informativa meddelanden
5. Kommunikation under eventets gång
6. Kommunikation efter eventet

1. Eventets synlighet online

Digital marknadsföring behöver en landningssida med information till den som surfar runt. Skapa en evenemangssida med ett registreringsformulär. Via formuläret samlar du in nödvändig deltagardata på ett säkert sätt. Istället för att använda olika Excel-filer eller försöka hålla koll på registrantantalet manuellt rekommenderar vi att du använder programvara för eventhantering. Detta kommer även att se till att all nödvändig information från specialkost till preferensfrågor samlas in och är möjligt att göra anonyma vid behov.

Tips! När registreringsprocessen är integrerad med ditt markteing automationsystem kan du använda formulärfältets svar och val när du riktar dina automatiska meddelanden.

På så sätt automatiseras insamlingen av deltagardata och du kan fokusera på andra uppgifter.

2. Inbjudningar and marknadsföring

Eftersom webinarier eller hybridevenemange hålls, åtminstone delvis online, är det naturligt att skicka inbjudningarna digitalt. Att skicka digitala inbjudningar är enklast med programvara för e-postmarknadsföring, nyhetsbrev eller marketing automation. Detta möjliggör även automatisering och att rikta sina meddelanden.

Så här utnyttjar du automatisering när du skickar inbjudningar:

• Schemalägg inbjudningarna i förväg så att de skickas en viss tid före evenemanget. Beroende på evenemangets natur rekommenderar vi att du skickar dem minst ett par veckor innan. Ibland kan det till och med vara nödvändigt med ett "save-the-date"-meddelande som kan skickas månader innan eventet.
• Rikta dina inbjudningar till rätt målgrupp. Med hjälp av data hämtade från marketing automation kan du rikta dig till...
  • Deltagare i ett, flera eller alla dina tidigare evenemang.
  • Tidigare deltagare som har visat intresse för de kommande evenemangen genom att fylla i något specifikt formulärfält vid registreringen.
  • De som valde att svara på en viss fråga i ditt feedbackformulär (till exempel: "Är du intresserad av att delta i våra evenemang i framtiden?").
  • Nyhetsbrevsprenumeranter.
  • De som har laddat ner material från din webbplats.
• Planera och rikta en påminnelse till de som ännu inte har registrerat sig efter ett visst datum eller en viss tid.

3. Bekräftelsemeddelande

När en deltagare har registrerat sig till ett evenemang eller köpt en biljett ska de få en skriftlig bekräftelse på sin registrering så snart som möjligt.

Ett eventhanteringssystem som Eventilla skickar vanligtvis ut bekräftelsemeddelanden automatiskt via e-post direkt efter att en  registreringen genomförts. Du kan även låta deltagaren redigera sin egen deltagarinformation med bara ett klick i bekräftelsemeddelandet.

När det gäller hybrida evenemang bör du alltid ange deltagartypen i bekräftelsemeddelandet så att deltagaren kan kontrollera om biljetten är till online- eller liveevenemanget.

4. Påminnelser och informativa meddelanden

Evenemang tenderar att ha många olika kommunikationsbehov, så som påminnelser, informativa meddelanden, instruktioner eller kanske till och med några inspirerande meddelanden. Gemensamt för alla är att det tar tid att planera och skriva texter och innehåll. Är det dessutom bråttom är det lätt att göra misstag (vi känner alla frustrationen av t.e.x. stavfel).

Därför bör all eventkommunikation automatiseras långt före sändning. Vi rekommenderar alltid att du planerar eventkommunikationscykeln som helhet och långt framåt. Tänk åtminstone på detta: vad ska deltagarna veta innan evenemanget? Behöver de ytterligare information om evenemangt eller ska de förbereda sig på något sätt?

Andra användbara tips:

• Särskilt onlinevent och webinarier är lätta att glömma. Har vi inte alla minst en gång registrerat oss till ett webinarie och sedan helt glömt bort det nästa dag... Det är därför bra att erbjuda en kalenderlänk så att deltagarna kan lägga till evenemanget och påminnelser i sina egna kalendrar. Vi rekommenderar även att du skickar en påminnelse minst 15 minuter före evenemanget. Denna påminnelse bör innehålla länken till webinariet och instruktioner om hur man ansluter.
• Hybrida evenemang bör alltid riktas baserat på deltagertyp. Deltagare som deltar live vill antagligen veta hur man bäst tar sig till eventet minst en dag innnan medan de som deltar online antagligen vill ha länken precis innan det börjar.
• Du kan även rikta automatiserade påminnelser och informationsmeddelanden baserat på val i registreringsformuläret. Försök till exempel att skicka rekommendationer om boendealternativ i närheten till de som valde "Jag behöver boende på plats" när de registrerade sig.

5. Kommunikation under eventets gång

Ibland är det nödvändigt att kommunicera även under evenemangets gång. Om behovet är brådskande rekommenderar vi att du väljer SMS eftersom det vanligtvis når mottagaren snabbare än e-post.

Du kan även schemalägga meddelanden att gå ut under evenemanget, både via e-post och SMS. Försök till exempel att skicka ytterligare material om evenemangsprogrammet i PDF-format eller påminn dem om kommande talare. När du har planerat att meddelanden ska skickas vid rätt tidpunkt kan du själv fokusera på andra arrangemang.

6. Kommunikation efter eventet

Det är viktigt att komma ihåg deltagarna även efter evenemanget - trots allt gav de dig sin värdefulla tid genom att delta i ditt evenemang.

Kommunikation efter evenemang bör i allmänhet riktas utifrån närvarodata. De som närvarande bör naturligtvis få ett tackmeddelande och framför allt en feedbackundersökning. När du planerar undersökningen är det bra att komma ihåg att även de som ger negativ feedback kan inkluderas i riktade automatiseringskedjor i framtiden. Du kanske vill fråga dem om deras resonemang eller utvecklingsförslag senare? Eller rikta marknadsföring om kommande event mot dem som sa att de var intresserade av att delta även i framtiden? Du kan även ställa in en notis om mycket dålig feedback, vilket ger dig chans att reagera i tid.

Du bör dock inte glömma de som registrerade sig men aldrig dök upp. Särskilt onlinevenemang och webbseminarier följs ofta upp med en inspelning av eventet och det är därför många som förväntar sig att få inspelningen efteråt genom att bara registrera sig. När det gäller framtida evenemang är den här målgruppen perfekt.

Men hur får man deltagardatan till sitt marketing automationssystem? En integration med ett eventhanteringssystem gör det möjligt att följa deltagardata och på så sätt även rikta meddelanden baserat på deltagarens närvaro. Deltagare som fysiskt deltar på hybrida event kan enkelt spåras genom att skanna biljetterna QR-koder.

Effektiv eventhantering med Eventilla

Eventilla är ett eventhanteringsverktyg som gör det möjligt att skapa varumärkesliknande landningssidor, registreringsprocesser, rapporter, kommunikation och undersökningar. Evenemangsprocessen är alltid utformad för att följa arrangörens eget varumärke, vilket gör evenemanget till en sömlös del av andra marknadsföringsaktiviteter. Eventilla passar bra för både hybrid- och online-evenemang eftersom det tillåter riktade meddelanden och mångsidiga integrationer.

Eventilla integreras med Liana®Cloud-verktyg som Liana®Cloud Marketing Automation och kan användas i samma användargränssnitt.

Intresserad av att veta mer om effektiv händelsekommunikation och eventhantering? Kontakta oss så berättar vi mer.

Lär dig mer om Eventilla